Amigo emprendedor, este es nuestro primer blog de una serie de artículos con el propósito de crear la mejor y más completa guía de permisos y licencias para la apertura y operación de negocios, así como para el desarrollo de proyectos de construcción en Puerto Rico. Compartiremos información sobre los procesos ante las agencias, requisitos de presentación de permisos y licencias, disposiciones legales y reglamentarias, códigos de construcción y sobre todo; recomendaciones, tips y nuestra experiencia vivida por los útlimos 20 años. Obtendrás unas herramientas y conocimientos generales sobre los procesos de permisos que te ayudarán a la hora de tomar decisiones sobre la apertura o renovación de tus permisos y licencias, así como proyectos de construcción.
Es muy probable que hayas leído a través de los medios, o hayas pasado por experiencia propia, sobre la complejidad de los procesos de permisos. La telaraña, el rompecabeza, lo difícil que es obtener los permisos para sus negocios y/o proyecto y saben que?, es muy cierto. Pero muchos lo han logrado, y ustedes también pueden. Sin embargo, soy del pensar que la agilidad de los procesos de permisos depende de dos (2) grandes factores:
La parte proponente; o sea, nosotros los emprendedores.
Las Agencias Gubernamentales; el Gobierno.
1. Proponente: Emprendedores
La parte proponente somos nosotros, los que presentamos los permisos, ya sea que iniciamos el proceso por cuenta propia, o a través de la contratación de algún profesional. Todos los permisos y licencias tienen que cumplir con unas reglas y regulaciones que las agencias requieren a través de órdenes admninistrativas, reglamentos y leyes. Algunas reglas podrán ser tales como:
Los requisitos de presentación de solicitud, o sea, todos los documentos requeridos.
Fundamentar y explicar tu solicitud.
Justificar y demostrar la viabilidad del negocio o proyecto a la luz de la reglamentaciones vigentes.
Documentos, fotos, mapas, planos
TIP # 1:
Presentar una solicitud de permiso completa, con toda la documentación de forma organizada, justificada y con fundamentos reglamentarios agilizará el proceso de permisos.
Como verás, NO es solamente realizar una radicación de una solicitud de permiso; sino que la misma debe cumplir con una serie de requerimientos. En la medida que se cumplan con estos, el proceso de evaluación será más ágil, y por ende, obtendrás tus permisos más rápido.
¿Qué pasa si la solicitud no está bien presentada o incompleta?
De ser este el caso, personal de las agencias comenzarán con un proceso de requerimiento de información, o como lo llaman, subsanación. Entonces su solicitud entrará a una etapa de evaluación que estará hacia atrás y hacia delante "back & forth" entre agencia y proponente por un tiempo hasta que se completen los requerimientos. Este tiempo podrá comprender hasta varios meses, inclusive, la solicitud pudiera ser archivada o denegada. Por tanto, tendrías que comenzar el proceso nuevamente.
Una solicitud bien presentada, organizada, completa y fundamentada con la base legal que corresponda, acortará el tiempo de evaluación, agilizará el proceso y también aumentará la probabilidad de que sea aprobada.
2. Gobierno: Evaluadores, Inspectores, Personal Técnico, Directores de Agencias y/o Municipios
Durante el proceso, habrán servidores públicos que evaluarán tu solicitud de permisos. Algunos realizarán las inspecciones y podrán hacerte requerimientos, según la inspección realizada. Además, reportarán sus informes de inspección estableciendo el cumplimiento o no cumplimiento de la solicitud al personal técnico. Finalmente, el director de la Agencia o Municipio expedirá o denegará la solicitud a tenor con los resultados de la evaluación e inspección del caso.
¿Cuál es el propósito de las inspecciones?
En principio y lo más importante es velar por el cumplimiento de los códigos de construcción y ciertos reglamentos. Por ejemplo, las dos inspecciones más conocidas y frecuentes son: Salud Ambiental y Prevención de Incendios. Sin embargo, hay muchas más, dependiendo de la naturaleza de su negocio. Los informes de inspección formarán parte del expediente de tu solicitud de permisos. De acuerdo con el Reglamento Conjunto de Permisos, para todo permiso de negocio, será necesario realizar una inspección.
Una vez la solicitud del permiso sea completada con los requerimientos de presentación de la misma y con las inspeccciones, pasará al personal técnico de la agencia para su evaluación técnica.
¿Cuál es la función del personal técnico?
Evaluar que la solicitud de permisos cumpla con la reglamentación aplicable, entre los que se encuentran; el Reglamento Conjunto de Permisos, Reglamento para el Proceso de Evaluación Ambiental, Códigos de Construcción y otros. En fin, su evaluación se enfoca en tres principios principales;
Salud y Seguridad para la ciudadanía.
Parámetros y Elementos de Planificación.
Protección Ambiental
El personal técnico evaluará si la solicitud de permiso cumple o no cumple con los principios principales y las reglamentaciones. Si la solicitud cumple con la reglamentación, entonces su permiso es de carácter ministerial. De lo contrario, es de carácter discrecional.
Los permisos de carácter discrecionales requieren un proceso de mayor evaluación y esfuerzo de ambas partes: El Emprendedor y las Agencias y/o Municipios. Por tanto, tomará mucho más tiempo obtener una decisión de las agencias, sea aprobando o denegando.
Para todo permiso de carácter discrecional, el personal técnico pasará la solicitud a la consideración de una JUNTA, quien tomará la decisión y posteriormente pasará la solicitud para la firma del Secretario de la Agencia o el Director del Municipio.
TIP # 2:
Una buena estrategia de permisos, es que tu solicitud sea de carácter ministerial, para que el proceso de evaluación de permiso sea más ágil y rápido.
La gran mayoría de las solicitudes de permisos de carácter ministerial son aprobadas. Por tanto, es altamente recomendable realizar un análisis reglamentario previo a la radicación de la solicitud de permisos, previo al arrendamiento o compra de la propiedad para que tomes en consideración el tiempo y riesgo al momento de invertir o seleccionar la ubicación de tu negocio y/o proyecto.
Nuestro próximo blog será TU RUTA DE PERMISOS: PERMISOS Y REQUISITOS
Debido a los cambios generados por la enmienda a la Ley de Permisos en el 2017 y la vigencia del nuevo Reglamento Conjunto de Permisos del 2019, es muy importante conocer cuales son los cambios más sobresalientes relacionados a permisos y trámites y cuales serán esos requisitos, así como tips y recomendaciones. Preparárte y orientárte te llevará a la ruta del éxito. Esperamos poder ser parte de ese camino y ayudarte durante el proceso. Recuerda que estás, A un solo paso para facilitar tus permisos. Exito!
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